Conditions générales d’utilisation de la Plateforme de Digipharmacie

Applicables aux Adhérents du Groupement PharmaVie

Version à jour au 7 Novembre 2022.

Préambule

La société Digipharmacie sise au 81, rue Réaumur, 75002 Paris, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 850 219 056 (le « Prestataire »), édite un outil de gestion de factures, accessible depuis le site internet https://digipharmacie.fr/, destiné aux cabinets comptables, aux pharmaciens et à leurs salariés (la « Plateforme »).

La Plateforme est exclusivement à usage professionnel et propose un certain nombre de services destinés à faciliter la gestion de la comptabilité, via l’analyse et l’extraction des factures accessibles depuis une adresse email dédiée ou depuis les espaces clients des sites fournisseurs (les « Services »).

Les présentes Conditions Générales détaillent les conditions d’utilisation des Services proposés par le Prestataire.

1 – Définitions

Chaque terme commençant par une majuscule a la signification indiquée dans sa définition, qu’il soit au singulier ou au pluriel.

Abonnement : désigne l’offre à laquelle souscrit le Client.

Bug : désigne tout dysfonctionnement de la Plateforme reporté par le Client, qui est reproductible et identifiable.

Client : désigne la personne morale ou physique qui a recours aux Services de la Plateforme dans le cadre de son activité professionnelle.

Compte : désigne le compte sur lequel l’Utilisateur se connecte afin de bénéficier des Services de la Plateforme.

Contenu : désigne les notes de débit, factures, notes de frais, échéanciers, et tout contenu, de quelque nature qu’il soit, versés par les Utilisateurs dans la Plateforme lors de leur utilisation de celle-ci.

Utilisateur : désigne un salarié, un représentant ou tout membre du Client utilisant les Services de la Plateforme.

2 – Accès aux Services

L’accès aux Services proposés par la Plateforme nécessite la création d’un Compte, et, à l’exception de l’éventuelle phase initiale d’essai gratuite, la souscription d’un Abonnement.

 

 

Lorsque le Client est adhérent du groupement PharmaVie, il peut se connecter à son Compte selon les deux manières suivantes :

– soit via le site internet « www.mypharmavie.fr » ou

– soit directement via la Plateforme accessible à l’adresse « https://digipharmacie.fr/ »

 

La création du Compte nécessite la création d’un mot de passe et d’un identifiant, uniques, propres à chaque Utilisateur et conformes à l’état de l’art en matière de sécurité informatique.

Les Utilisateurs sont obligatoirement des salariés, représentants ou membres du Client. Lorsque ceux-ci quittent le Client, leurs identifiants et mots de passe sont immédiatement désactivés et supprimés par Digipharmacie.

Le mot de passe et l’identifiant sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent pas être communiqués à des tiers.

À ce titre, toute utilisation du Compte est réputée avoir été faite par l’Utilisateur identifié par son identifiant et son mot de passe personnel, ou avec son autorisation, sauf si l’Utilisateur est en mesure de démontrer que son identifiant et son mot de passe personnel ont été usurpés ou piratés.

Un Compte ne peut être ni vendu ni transféré à une autre personne physique ou morale.

3 – Principaux Services

3.1 Les Services accessibles depuis la Plateforme permettent de collecter, traiter et centraliser automatiquement l’ensemble des factures fournisseurs du Client et d’en extraire les informations essentielles à la tenue de la comptabilité.

3.2 Lors de la création d’un Compte, Digipharmacie crée une adresse email au Client, dédiée à la réception des documents comptables et factures dont il souhaite automatiser le traitement grâce à la Plateforme.

Le Client peut également autoriser le Prestataire à se connecter directement sur ses comptes fournisseurs, lorsque les factures sont téléchargeables depuis l’espace client desdits comptes.

3.3 Les factures sont stockées sur un serveur en ligne sécurisé pendant une durée de dix (10) ans, à compter de leur date de collecte. La cessation de l’Abonnement, pour quelque raison que ce soit, met cependant fin au stockage des factures.

3.4 Les Services sont fournis exclusivement afin de faciliter le traitement comptable des factures par les Clients.

A ce titre, le Client s’engage à ne pas verser sur la messagerie dédiée d’autres documents que des factures et documents comptables. Il demeure responsable des données qui lui sont confiées par les patients de son officine et s’interdit de transférer via la messagerie créée par le Prestataire des données relatives aux patients (ordonnances, analyses médicales, etc.).

 

 

4 – Services complémentaires

4.1 Extraction des données

Pendant toute la durée de l’Abonnement, sauf violation par le Client d’une ou plusieurs dispositions des présentes, le Client a la possibilité de solliciter l’extraction et la sauvegarde des Contenus versés sur la Plateforme sous format pdf ou Excel.

4.2 Formation à l’utilisation de la Plateforme

Le Prestataire a mis en place une formation gratuite à l’utilisation de la Plateforme afin que le Client et les Utilisateurs bénéficient au mieux des Services.

Cette formation prend la forme d’un rendez-vous téléphonique que le Client peut solliciter pour un ou plusieurs des Utilisateurs, par envoi d’un email à l’adresse contact@digipharmacie.fr.

5 – Conditions techniques

5.1 Modalités techniques

A la date des présentes, la Plateforme peut être exploitée sur les supports suivants :

Navigateurs web : Google Chrome, Safari, Firefox, Edge (version à jour et jusqu’à 5 versions majeures précédentes).

Mobile : Android, iOS, Safari et chrome.

Le Prestataire ne limite pas la taille des fichiers versés sur la Plateforme. La taille des fichiers versés doit cependant permettre une utilisation optimale de la Plateforme.

Les formats acceptés sont les suivants : jpg, jpeg, png, svg, tiff, tif, gif, pdf, txt, docs, pptx, xlsx, doc et xls. Le Prestataire se réserve le droit de refuser tout fichier d’un autre format.

En toute hypothèse, le Client reconnaît que l’accès aux Services peut varier en fonction des capacités de son ordinateur, de son smartphone, de sa tablette ou de tout autre appareil sur lequel il accède à la Plateforme, ainsi qu’en fonction de la qualité du réseau qu’il utilise pour se connecter.

5.2 Interopérabilité

Le Prestataire ne garantit pas la compatibilité et l’interopérabilité de la Plateforme avec d’autres logiciels, ressources ou supports numériques du Client.

Le Prestataire peut mettre en œuvre des travaux de mise en compatibilité et d’interopérabilité de la Plateforme à la demande du Client. Ces travaux sont facturés par le Prestataire dans les conditions que le Client et le Prestataire détermineront dans un écrit signé des deux parties.

 

 

6 – Maintenance

6.1 Le Prestataire fournit des services de maintenance de la Plateforme. Ces services sont autant que possible fournis la nuit, en dehors des plages horaires habituelles d’utilisation de la Plateforme.

6.2 Pour répondre aux éventuelles difficultés techniques liées à la Plateforme, le Prestataire met à disposition du Client une assistance technique gratuite par téléphone ouverte de 10h à 18h, du lundi au vendredi, joignable au 01 76 39 06 28.

Un service d’assistance technique est également joignable par email à support@digipharmacie.fr, du lundi au vendredi.

En cas de Bugs rencontrés par le Client, et lorsque ceux-ci ne peuvent être résolus par l’assistance technique, le Client informe par email le Prestataire des difficultés persistantes.

6.3 Le Client communique suffisamment d’informations au Prestataire pour lui permettre d’identifier rapidement la source et les causes du Bug.

Une fois le Bug identifié, le Prestataire mettra tout en œuvre pour y remédier. Le temps de résolution est compris entre 4 heures et 3 jours selon la gravité du Bug. Le Client reconnaît avoir été informé que la résolution du Bug peut nécessiter l’intervention d’éditeurs de solutions tierces, dont le Prestataire ne contrôle pas les délais d’intervention.

L’intervention directe du Prestataire est susceptible d’entrainer la suspension des Services pendant la durée nécessaire à la réalisation de la maintenance.

6.4 Nonobstant les dispositions ci-dessus détaillées, tout dysfonctionnement de la Plateforme dû directement ou indirectement à une erreur d’utilisation par le Client ou un Utilisateur, ou à l’utilisation d’une solution incompatible avec la Plateforme, est expressément exclu du service d’assistance et de maintenance.

 

7 -Conséquences de la cessation d’un Abonnement

En cas de cessation d’un Abonnement, pour quelque raison que ce soit, l’Utilisateur ne peut plus accéder aux Services.

La cessation emporte automatiquement suppression des droits d’accès à la Plateforme pour le Client et tous ses Utilisateurs.

L’extraction des Contenus sous format excel ou pdf n’est plus accessible. Le Client doit par conséquent veiller à procéder à la sauvegarde régulière des données qu’il souhaite conserver.

Six (6) mois après la cessation de l’Abonnement, les données associées au Compte de l’Utilisateur sont supprimées par le Prestataire.

La fermeture du Compte, pour quelque cause que ce soit, n’ouvre aucun droit à indemnité au bénéfice de l’Utilisateur.

 

 

Sauf exception, lorsque l’Abonnement a été souscrit pour le compte du Client par un tiers (groupement d’appartenance, cabinet d’expert-comptable, etc.), et que ce tiers résilie son contrat, le Client dispose du délai de six (6) mois précité pour notifier au Prestataire sa volonté de souscrire son propre Abonnement aux conditions tarifaires standard du Prestataire.

En cas de souscription d’un Abonnement à titre personnel, les Comptes des Utilisateurs seront réactivés et les données extraites depuis ses Comptes resteront accessibles au Client.

8 – Propriété intellectuelle

Dans le cadre de l’Abonnement souscrit, le Prestataire concède au Client une licence l’autorisant à accéder à la Plateforme et aux Services.

Le Client et les Utilisateurs s’interdisent d’effectuer une ingénierie inverse ou autre analyse des Services, notamment aux fins de reconstituer les caractéristiques techniques des processus mis en œuvre pour le besoin des Services ou de la Plateforme.

En outre, le Client et les Utilisateurs traiteront en toute hypothèse comme confidentielles toutes caractéristiques techniques des Services qu’ils pourraient déduire de l’usage de ceux-ci. En conséquence, le Client ne pourra en aucun cas mettre les Services à disposition d’un tiers autre que les Utilisateurs.

Le Client et les Utilisateurs reconnaissent expressément que les obligations mises à leur charge au titre du présent article continueront à s’appliquer même après la fermeture du Compte et la résiliation de l’Abonnement, aussi longtemps que les droits de propriété intellectuelle afférents à la Plateforme et aux Services seront en vigueur.

Les marques, noms de domaines, produits, logiciels, images, vidéos, textes présents ou relatifs à la Plateforme et plus généralement tous les éléments objets de droits de propriété intellectuelle sont et restent la propriété exclusive du Prestataire. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n’est réalisée au travers des présentes Conditions Générales. Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation des éléments susvisés pour quelque motif que ce soit est strictement interdite.

9 – Propriété des données du Client

En toutes circonstances, les données versées par le Client sur la Plateforme, ou communiquées par lui au Prestataire dans le cadre de leurs relations, demeurent la propriété exclusive du Client. Le Prestataire s’engage également à respecter une stricte confidentialité des données versées par le Client sur la Plateforme et s’interdit de les divulguer à un tiers.

Le Prestataire n’acquière notamment aucun droit sur les noms et coordonnées des patients du Client qui pourraient lui être communiqués, ou auxquels il pourrait accéder au cours de la fourniture des Services, et s’interdit toute revente ou communication à titre gracieux, de ces informations, à quelque titre que ce soit.

10 – Données personnelles

Pour les besoins du présent article, les « données personnelles » ont le sens défini à l’article 4 du règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Les données personnelles sont collectées, enregistrées et stockées par le Prestataire qui agit en qualité de responsable du traitement, en conformité avec les dispositions de la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 dans sa version en vigueur, ainsi qu’avec les dispositions du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le Prestataire s’efforce d’assurer la sécurité des données qu’il traite au moyen de mesure de sécurité techniques et organisationnelles appropriées aux traitements concernés et ne procède à aucun transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne sans le consentement exprès des personnes concernées en dehors des sous-traitants nécessaires au bon fonctionnement des Services.

Le Prestataire décline cependant toute responsabilité pour tous dommages résultant d’une intrusion frauduleuse d’un tiers à son insu pouvant notamment entraîner le détournement des données collectées.

 

Le Prestataire agissant en qualité de responsable de traitement, collecte et traite les données personnelles des représentants du Client et des Utilisateurs pour leur permettre de se connecter à la Plateforme durant toute la durée de la fourniture des Services.

Dans le cadre de la fourniture des Services, le Prestataire procède à l’analyse des documents comptables versés sur la Plateforme. Dans ce cadre, il extrait exclusivement les informations nécessaires à la fourniture des Services. Le Prestataire n’a ainsi, en aucun cas, vocation à collecter les données personnelles qui seraient de manière fortuite, présentes dans les emails auxquels il accède pour extraire les documents comptables.

Par ailleurs, les emails sont supprimés de la boite mail dédiée à l’extraction des Contenus, à l’expiration d’une durée de vingt (20) jours à compter de leur date de réception.

Les données associées au Compte sont supprimées à l’expiration d’un délai de six (6) mois à compter de la résiliation de l’Abonnement, à l’exception des données comptables qui peuvent être conservées pour le compte du Client pour une durée de dix (10) ans à compter de leur collecte lorsque le Client a souscrit cette option.

Les personnes concernées disposent des droits d’accès, de modification et de rectification des données personnelles les concernant, ainsi que des droits d’opposition et de limitation des traitements les concernant. Elles peuvent à tout moment exercer ces droits en adressant un email à l’adresse suivante : support@digipharmacie.fr.

En cas de difficulté en lien avec la gestion des données personnelles, toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou auprès de toute autorité de contrôle compétente.

Plus d’informations sur la nature et les caractéristiques détaillées des traitements mis en œuvre par le Prestataire sont visées dans la Charte sur la protection des données personnelles.

11 – Garantie

Le Client garantit qu’il utilise la Plateforme et les Services uniquement pour les finalités décrites aux présentes Conditions Générales.

Le Client est responsable de l’utilisation de la Plateforme et des Services par ses Utilisateurs, dont il se porte fort du respect des présentes Conditions Générales. Le Client et les Utilisateurs s’engagent à ne pas téléverser sur la Plateforme de contenus (i) contenant ou susceptibles de contenir des virus ou des programmes susceptibles de détruire, endommager, ralentir ou perturber la Plateforme et les Services, (ii) contraires à la législation en vigueur, à la réglementation, aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, (iii) susceptibles d’engager la responsabilité pénale, administrative ou civile du Prestataire.

 

 

A ce titre, le Client indemnisera le Prestataire, à première demande, de toute condamnation, frais et accessoires, indemnité transactionnelle et honoraires, résultant de toute action en responsabilité engagée à son encontre suite à une violation des présentes Conditions Générales par le Client ou un de ses Utilisateurs, dès lors que ladite action a entraîné une condamnation exécutoire (définitive ou non) du Prestataire, ou la conclusion d’un accord transactionnel, ou a nécessité le paiement d’honoraires de quelque nature qu’ils soient.

12 – Responsabilité

Le Prestataire n’est en aucun cas responsable envers le Client et les tiers de l’utilisation faite par le Client et ses Utilisateurs de la Plateforme. Il ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas d’altération, suppression, effacement ou disparition des Contenus.

Tout défaut dans l’accès aux Services et toute altération de l’environnement informatique du Client causé par une action du Client ou d’un Utilisateur contraire aux recommandations du Prestataire, à de bonnes pratiques informatiques ou aux règles habituelles de gestion des officines de pharmacie, restera de l’entière responsabilité du Client.

En toute hypothèse, la responsabilité du Prestataire ne peut être engagée à hauteur d’un montant supérieur à l’Abonnement payé au cours de l’année pendant laquelle l’évènement générateur de responsabilité est intervenu.

Les Services et la Plateforme ne peuvent remplacer l’intervention d’un professionnel, comptable ou expert-comptable. En conséquence, l’utilisation de la Plateforme ne peut se substituer à la tenue d’une comptabilité rigoureuse et la responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée en cas de comptabilité incomplète ou de contrôle fiscal.

En toute circonstance, le Client organise et tient sa comptabilité sous sa seule responsabilité.

 

13 – Cookies

Le Site et la Solution utilisent des cookies.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du Site et de la Solution et permettent notamment d’échanger avec l’utilisateur sur le tchat ainsi que de procéder au paiement d’un abonnement.

Lorsque le Prestataire utilise des cookies qui ne sont pas strictement essentiels au fonctionnement du Site et de la Solution, ceux-ci ne sont déposés sur le navigateur qu’après acceptation du visiteur du Site. Les préférences de navigation peuvent être changées à tout moment par l’utilisateur.

 

 

 

14 – Divers

14.1 La nullité de l’une des clauses ou de l’un des articles des présentes sera sans influence sur la validité des autres clauses et articles. En cas de nullité d’une des clauses, le Prestataire s’efforcera de la remplacer par une clause valable, équilibrée et ayant le même objet.

14.2 Le Client et l’Utilisateur reconnaissent que seules les présentes Conditions Générales régissent leurs relations contractuelles avec le Prestataire. Toute convention dérogatoire ou complémentaire aux présentes devra être constatée par écrit.

14.3 Les intitulés des articles des présentes Conditions Générales ne figurent que pour plus de commodité et n’affectent en aucune manière le sens des dispositions auxquelles ils font référence.

14.4 Aucun fait de tolérance par le Prestataire, même répété, ne saurait constituer une renonciation de celui-ci à l’une quelconque des dispositions des présentes.

14.5 Les Conditions Générales peuvent être modifiées à tout moment par le Prestataire. En cas de modification, les Conditions Générales applicables sont celles en vigueur à la date de l’utilisation de la Plateforme.

Toute modification est communiquée au Client titulaire d’un Compte au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. En cas de refus du Client d’appliquer les nouvelles Conditions Générales, il dispose de la possibilité de résilier son Abonnement dans un délai de trente (30) jours à compter de la date de notification de la modification des présentes Conditions.

14.6 Les dispositions des présentes Conditions Générales sont soumises au droit français.

Tout différend relatif à l’interprétation et à l’exécution des Conditions Générales sera de la compétence exclusive du tribunal compétent dans le ressort de la Cour d’appel de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.