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La société Digipharmacie sise au 81, rue Réaumur, 75002 Paris, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 850 219 056 (le « Prestataire »), édite un outil de gestion de factures, accessible depuis le site internet https://digipharmacie.fr/, destiné aux cabinets comptables, aux pharmaciens et à leurs salariés (la « Plateforme »).
La Plateforme est exclusivement à usage professionnel et propose un certain nombre de services destinés à faciliter la gestion de la comptabilité, via l’analyse et l’extraction des factures accessibles depuis une adresse email dédiée ou depuis les espaces clients des sites fournisseurs (les « Services »).
Les présentes Conditions Générales détaillent les conditions d’utilisation des Services proposés par le Prestataire.
Chaque terme commençant par une majuscule a la signification indiquée dans sa définition, qu’il soit au singulier ou au pluriel.
Abonnement : désigne l’offre à laquelle souscrit le Client.
Administrateur : désigne le représentant du Client éventuellement en charge de l’attribution des identifiants aux Utilisateurs lors de la création du Compte.
Bug : désigne tout dysfonctionnement de la Plateforme reporté par le Client, qui est reproductible et identifiable.
Client : désigne la personne morale ou physique qui a recours aux Services de la Plateforme dans le cadre de son activité professionnelle.
Compte : désigne le compte sur lequel l’Utilisateur se connecte afin de bénéficier des Services de la Plateforme.
Contenu : désigne les notes de débit, factures, notes de frais, échéanciers, et tout contenu, de quelque nature qu’il soit, versés par les Utilisateurs dans la Plateforme lors de leur utilisation de celle-ci.
Utilisateur : désigne un salarié, un représentant ou tout membre du Client utilisant les Services de la Plateforme.
L’accès aux Services proposés par la Plateforme nécessite la création d’un Compte, et, à l’exception de l’éventuelle phase initiale d’essai gratuite, la souscription d’un Abonnement.
Une fois son Abonnement souscrit, le Client communique le cas échéant au Prestataire les noms de ses collaborateurs occupant la fonction d’Administrateur. En retour, le Prestataire crée un identifiant et un mot de passe par Administrateur, leur permettant de se connecter à l’interface de la Plateforme.
Les Administrateurs sont autorisés à se connecter à la Plateforme et à créer des Comptes pour les Utilisateurs. Selon la nature de l’Abonnement, les Comptes peuvent également être créés directement par les Utilisateurs dans certains cas. La création du Compte nécessite la création d’un mot de passe et d’un identifiant, uniques et propres à chaque Utilisateur.
Les Utilisateurs sont obligatoirement des salariés, représentants ou membres du Client. Lorsque ceux-ci quittent le Client, leurs identifiants et mots de passe sont immédiatement désactivés et supprimés.
Le mot de passe et l’identifiant sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent pas être communiqués à des tiers.
À ce titre, toute utilisation du Compte est réputée avoir été faite par l’Utilisateur identifié par son identifiant et son mot de passe, ou avec son autorisation, sauf si l’Utilisateur est en mesure de démontrer que son identifiant et son mot de passe ont été usurpés ou piratés.
Un Compte ne peut être ni vendu ni transféré à une autre personne physique ou morale.
Les Services accessibles depuis la Plateforme permettent de collecter, traiter et centraliser automatiquement l’ensemble des factures fournisseurs du Client reçues par celui-ci et d’en extraire les informations essentielles à la tenue de la comptabilité. (Service « Digicollecte »).
Digipharmacie propose également aux sociétés émettrices de factures, d’enregistrer et de stocker les factures émises directement sur un espace d’hébergement accessible au Client, permettant de les conserver pour une durée de dix ans. (Service « Digicoffre »)
Le service Digicoffre donne lieu à la conclusion d’un contrat spécifique.
Lors de la création d’un Compte, Digipharmacie crée une adresse email au Client, dédiée à la réception des documents comptables et factures dont il souhaite automatiser le traitement grâce à la Plateforme.
Le Client peut également autoriser le Prestataire à se connecter directement sur ses comptes fournisseurs, lorsque les factures sont téléchargeables depuis l’espace client desdits comptes.
A ce titre, le Client confère un mandat exprès au Prestataire de se connecter en son nom et pour son compte à ses comptes fournisseurs, aux fins d’extraire ses factures et documents comptables. Le Client transmet au Prestataire les identifiants nécessaires à la connexion, et les renouvelle chaque fois que nécessaire.
Le Prestataire s’engage à ne télécharger que les factures et documents comptables nécessaires à la fourniture des Services souscrits par le Client. Le téléchargement et le traitement des factures sont réalisés en conformité avec le RGPD et dans le respect des principes de confidentialité en vigueur dans le secteur d’activité du Prestataire.
En cas de cessation des relations contractuelles entre le Prestataire et le Client, pour quelque raison que ce soit, le Prestataire s’engage à cesser toute connexion aux comptes du Client chez ses fournisseurs.
Par ailleurs, le Prestataire met en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires à garantir la sécurité des documents téléchargés. Ces moyens sont détaillés dans une annexe dédiée, fournie sur demande.
Les factures sont stockées sur un serveur en ligne sécurisé pendant une durée de dix (10) ans, à compter de leur date de collecte. La cessation de l’Abonnement, pour quelque raison que ce soit, met cependant fin au stockage des factures, sauf dans le cadre de l’offre Digicoffre.
Les documents comptables hébergés dans le cadre d’une offre Digicoffre restent stockés et accessibles au Client pour une durée de dix (10) ans à compter de leur collecte, même en cas de cessation de l’Abonnement avant la fin du délai de dix (10) ans.
Les Services sont fournis exclusivement afin de faciliter le traitement comptable des factures par les Clients.
A ce titre, le Client s’engage à ne pas verser sur son espace dédié d’autres documents que des factures et documents comptables. De même, lorsqu’il organise un renvoi automatique de ses emails vers la boite email mise à sa disposition par Digipharmacie (la « DigiMail »), il s’engage à définir des règles de renvoi garantissant que seuls les emails contenant des documents comptables sont réceptionnés sur la DigiMail.
De manière générale, le Client demeure responsable des données qui lui sont confiées par les patients de son officine et s’interdit de déposer sur son espace Digipharmacie ou de transférer via la messagerie créée par le Prestataire des données relatives aux patients (ordonnances, analyses médicales, etc.).
Pendant toute la durée de l’Abonnement, sauf violation par le Client d’une ou plusieurs dispositions des présentes, le Client a la possibilité de solliciter l’extraction et la sauvegarde des Contenus versés sur la Plateforme sous format pdf ou Excel.
4.2 Formation à l’utilisation de la Plateforme
Le Prestataire a mis en place une formation gratuite à l’utilisation de la Plateforme afin que le Client et les Utilisateurs bénéficient au mieux des Services.
Cette formation prend la forme d’un rendez-vous téléphonique que le Client peut solliciter pour un ou plusieurs des Utilisateurs ou l’Administrateur, par envoi d’un email à l’adresse support@digipharmacie.fr.
A la date des présentes, la Plateforme peut être exploitée sur les supports suivants :
• Navigateurs web : Google Chrome, Safari, Firefox, Edge.
• Mobile : Android, iOS, Safari et chrome.
Le Prestataire ne limite pas la taille des fichiers versés sur la Plateforme. La taille des fichiers versés doit cependant permettre une utilisation optimale de la Plateforme.
Les formats acceptés sont les suivants : jpg, jpeg, png, svg, tiff, tif, gif, pdf, txt, docs, pptx, xlsx, doc et xls. Le Prestataire se réserve le droit de refuser tout fichier d’un autre format.
En toute hypothèse, le Client reconnaît que l’accès aux Services peut varier en fonction des capacités de son ordinateur, de son smartphone, de sa tablette ou de tout autre appareil sur lequel il accède à la Plateforme, ainsi qu’en fonction de la qualité du réseau qu’il utilise pour se connecter.
Le Prestataire ne garantit pas la compatibilité et l’interopérabilité de la Plateforme avec d’autres logiciels, ressources ou supports numériques du Client.
Le Prestataire peut mettre en œuvre des travaux de mise en compatibilité et d’interopérabilité de la Plateforme à la demande du Client. Ces travaux sont facturés par le Prestataire dans les conditions que le Client et le Prestataire détermineront dans un écrit signé des deux parties.
Le Prestataire fournit des services de maintenance de la Plateforme. Ces services sont autant que possible fournis la nuit, en dehors des plages horaires habituelles d’utilisation de la Plateforme.
Pour répondre aux éventuelles difficultés techniques liées à la Plateforme, le Prestataire met à disposition du Client une assistance technique par téléphone ouverte de 10h à 18h, du lundi au vendredi.
Un service d’assistance technique est également joignable par email à support@digipharmacie.fr, du lundi au vendredi.
En cas de Bugs rencontrés par le Client, et lorsque ceux-ci ne peuvent être résolus par l’assistance technique, le Client informe par email le Prestataire des difficultés persistantes.
Le Client communique suffisamment d’informations au Prestataire pour lui permettre d’identifier rapidement la source et les causes du Bug.
Une fois le Bug identifié, le Prestataire mettra tout en œuvre pour y remédier. Le Client reconnaît avoir été informé que la résolution du Bug peut nécessiter l’intervention d’éditeurs de solutions tierces, dont le Prestataire ne contrôle pas les délais d’intervention.
L’intervention directe du Prestataire est susceptible d’entrainer la suspension des Services pendant la durée nécessaire à la réalisation de la maintenance.
Nonobstant les dispositions ci-dessus détaillées, tout dysfonctionnement de la Plateforme dû directement ou indirectement à une erreur d’utilisation par le Client ou un Utilisateur, ou à l’utilisation d’une solution incompatible avec la Plateforme, est expressément exclu du service d’assistance et de maintenance.
Le Prestataire propose une phase initiale d’essai des Services d’une durée de quatorze (14) jours. Cette phase sans engagement nécessite que le Client renseigne une adresse email, sans mention de ses informations de paiement.
A l’issue de la phase initiale d’essai, l’accès à la Plateforme nécessite la souscription d’un Abonnement et le paiement d’une redevance.
L’Abonnement peut être souscrit pour une durée annuelle ou renouvelable au mois le mois. La souscription d’un Abonnement annuel donne lieu au paiement de la totalité des sommes dues au titre de la redevance au jour de la souscription. La souscription d’un Abonnement mensuel est facturée au début du mois, puis au début de chaque mois renouvelé. Tout mois calendaire entamé est dû, hors période d’essai.
Les tarifs applicables sont ceux en vigueur sur le Site à la date de souscription de l’Abonnement sélectionné.
En cas de renouvellement ou reconduction, les tarifs applicables sont ceux en vigueur à la date de reconduction.
Les tarifs mentionnés sur le Site incluent le traitement de cinq cent (500) factures par mois. Au-delà de cinq cent factures, un surcout de 0,07 euros HT par facture supplémentaire sera appliqué.
Le paiement de la redevance s’effectue par carte bancaire ou par tout autre moyen proposé sur le Site. Le Client autorise expressément le Prestataire à débiter le moyen de paiement initialement utilisé en cas de renouvellement de l’Abonnement.
En cas d’incident de paiement, et notamment lorsque le mode de paiement du Client n’est plus valable, le Prestataire se réserve le droit de de suspendre ou de résilier l’accès du Client et des Utilisateurs à la Plateforme et aux Services.
Les Abonnements sont payables à leur date de souscription ou de renouvellement. Tout règlement intervenant au-delà du délai fixé aux présentes, entraînera automatiquement l’application de plein droit, sans mise en demeure préalable, d’un intérêt de retard égal à trois fois le taux d’intérêt légal sur les sommes hors taxes restant dues au Prestataire.
Une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement sera également due en cas de retard de paiement.
Lorsque le Client souscrit un Abonnement mensuel, et afin de garantir la continuité des Services, l’Abonnement est automatiquement renouvelé quinze (15) jours avant la date d’échéance et pour une nouvelle période d’un mois.
Le Client qui ne souhaite pas que l’Abonnement mensuel soit renouvelé doit en faire la demande au plus tard quinze (15) jours avant la date d’échéance via son Compte Utilisateur.
La date de réception de la demande de résiliation fait foi.
Lorsque le Client souscrit un Abonnement annuel, et afin de garantir la continuité des Services, l’Abonnement est automatiquement renouvelé trente (30) jours avant la date d’échéance et pour une nouvelle période d’un an.
Le Client qui ne souhaite pas que l’Abonnement annuel soit renouvelé doit en faire la demande au plus tard trente (30) jours avant la date d’échéance via son Compte Utilisateur. La date de réception de la demande de résiliation fait foi.
Le Prestataire se réserve le droit, à tout moment et sans préavis, de suspendre le Compte en cas de violation des dispositions des présentes Conditions Générales et, tout particulièrement, des dispositions des articles « Conditions financières » et « Propriété intellectuelle ».
Lorsque le Prestataire constate une utilisation abusive par un Utilisateur du Compte, le Prestataire se réserve le droit, aux mêmes conditions, de suspendre le Compte du Client. Dans ce cas, il appartiendra au Client de se rapprocher du Prestataire afin de connaître les raisons pour lesquelles la suspension a été effectuée.
En cas de cessation d’un Abonnement, pour quelque raison que ce soit, l’Utilisateur ne peut plus accéder aux Services.
La cessation emporte automatiquement suppression des droits d’accès à la Plateforme pour le Client et tous ses Utilisateurs.
L’extraction des Contenus sous format excel ou pdf n’est plus accessible. Le Client doit par conséquent veiller à procéder à la sauvegarde régulière des données qu’il souhaite conserver.
Six (6) mois après la cessation de l’Abonnement, les données associées au Compte de l’Utilisateur sont supprimées par le Prestataire.
La fermeture du Compte, pour quelque cause que ce soit, n’ouvre aucun droit à indemnité au bénéfice de l’Utilisateur.
Pour rappel, lorsque le Client a souscrit à l’option lui permettant de continuer à bénéficier du stockage de ses Contenus postérieurement à la cessation du Contrat, les Contenus versés sur la Plateforme antérieurement à la cessation du Contrat restent accessible en ligne sur l’espace de stockage alloué au Client, pendant une durée de dix (10) ans à compter de leur date de téléversement. A l’issue de cette période, les Contenus sont détruits.
Sauf exception, lorsque l’Abonnement a été souscrit pour le compte du Client par un tiers (groupement d’appartenance, cabinet d’expert-comptable, etc.), et que ce tiers résilie son Abonnement, le Client dispose du délai de six (6) mois précité pour notifier au Prestataire sa volonté de souscrire son propre Abonnement.
En cas de souscription d’un Abonnement, les Comptes des Utilisateurs seront réactivés et les données extraites depuis ses Comptes lui resteront accessibles.
En contrepartie du paiement de l’Abonnement dans les conditions mentionnées à l’article « Conditions financières » des présentes, le Prestataire concède au Client une licence l’autorisant à accéder à la Plateforme et aux Services.
Le Client et les Utilisateurs s’interdisent d’effectuer une ingénierie inverse ou autre analyse des Services, notamment aux fins de reconstituer les caractéristiques techniques des processus mis en œuvre pour le besoin des Services ou de la Plateforme.
En outre, le Client et les Utilisateurs traiteront en toute hypothèse comme confidentielles toutes caractéristiques techniques des Services qu’ils pourraient déduire de l’usage de ceux-ci. En conséquence, le Client ne pourra en aucun cas mettre les Services à disposition d’un tiers autre que les Utilisateurs.
Le Client et les Utilisateurs reconnaissent expressément que les obligations mises à leur charge au titre du présent article continueront à s’appliquer même après la fermeture du Compte et la résiliation de l’Abonnement, aussi longtemps que les droits de propriété intellectuelle afférents à la Plateforme et aux Services seront en vigueur.
Les marques, noms de domaines, produits, logiciels, images, vidéos, textes présents ou relatifs à la Plateforme et plus généralement tous les éléments objets de droits de propriété intellectuelle sont et restent la propriété exclusive du Prestataire. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n’est réalisée au travers des présentes Conditions Générales. Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation des éléments susvisés pour quelque motif que ce soit est strictement interdite.
En toutes circonstances, les données versées par le Client sur la Plateforme, ou communiquées par lui au Prestataire dans le cadre de leurs relations, demeurent la propriété exclusive du Client.
Le Prestataire n’acquière notamment aucun droit sur les noms et coordonnées des clients du Client qui pourraient lui être communiqués, ou auxquels il pourrait accéder au cours de la fourniture des Services, et s’interdit toute revente ou communication à titre gracieux, de ces informations.
Pour les besoins du présent article, les « données personnelles » ont le sens défini à l’article 4 du règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les données personnelles sont collectées, enregistrées et stockées en conformité avec les dispositions de la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 dans sa version en vigueur, ainsi qu’avec les dispositions du RGPD.
Le Prestataire agissant en qualité de responsable de traitement, collecte les données personnelles des représentants du Client et des Utilisateurs pour leur permettre de se connecter à la Plateforme.
Dans le cadre de la fourniture des Services, le Prestataire procède à l’analyse des documents comptables directement téléchargés auprès des fournisseurs du Client, ou téléversés sur la Plateforme par un utilisateur ou encore, réceptionnés sur la DigiMail. Dans ce cadre, il extrait exclusivement les informations nécessaires à la fourniture des Services. Le Prestataire n’a ainsi, en aucun cas, vocation à collecter les données personnelles qui seraient de manière fortuite, présentes sur un document téléversé sur son espace par un utilisateur, ou joint à un email envoyé vers la DigiMail.
Digipharmacie ne collecte et ne traite en aucun cas de données de santé.
Par ailleurs, les emails sont supprimés de la DigiMail, à l’expiration d’une durée de quatorze (14) jours à compter de leur date de réception.
Les personnes concernées disposent des droits d’accès, de modification, d’opposition et de rectification des données personnelles les concernant. Elles peuvent à tout moment exercer ces droits en adressant un email à l’adresse suivante : support@digipharmacie.fr.
Les données associées au Compte sont supprimées à l’expiration d’un délai de six (6) mois à compter de la résiliation de l’Abonnement, à l’exception des données comptables qui peuvent être conservées pour le compte du Client pour une durée de dix (10) ans à compter de leur collecte lorsque le Client a souscrit cette option.
En cas de difficulté en lien avec la gestion des données personnelles, toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou auprès de toute autorité de contrôle compétente.
Plus d’informations sur la nature et les caractéristiques détaillées des traitements mis en œuvre par le Prestataire sont visées dans la Charte sur la protection des données personnelles.
Le Client garantit qu’il utilise la Plateforme et les Services uniquement pour les finalités décrites aux présentes Conditions Générales.
Le Client est responsable de l’utilisation de la Plateforme et des Services par ses Utilisateurs, dont il se porte fort du respect des présentes Conditions Générales.
Le Client et les Utilisateurs s’engagent à ne pas téléverser sur la Plateforme de contenus (i) contenant ou susceptibles de contenir des virus ou des programmes susceptibles de détruire, endommager, ralentir ou perturber la Plateforme et les Services, (ii) contraires à la législation en vigueur, à la réglementation, aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, (iii) susceptibles d’engager la responsabilité pénale, administrative ou civile du Prestataire.
A ce titre, le Client indemnisera le Prestataire, à première demande, de toute condamnation, frais et accessoires, indemnité transactionnelle et honoraires, résultant de toute action en responsabilité engagée à son encontre suite à une violation des présentes Conditions Générales par le Client ou un de ses Utilisateurs, dès lors que ladite action a entraîné une condamnation exécutoire (définitive ou non) du Prestataire, ou la conclusion d’un accord transactionnel, ou a nécessité le paiement d’honoraires de quelque nature qu’ils soient.
Le Prestataire n’est en aucun cas responsable envers le Client et les tiers de l’utilisation faite par le Client et ses Utilisateurs de la Plateforme. Il ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas d’altération, suppression, effacement ou disparition des Contenus.
Tout défaut dans l’accès aux Services et toute altération de l’environnement informatique du Client causé par une action du Client ou d’un Utilisateur contraire aux recommandations du Prestataire, à de bonnes pratiques informatiques ou aux règles habituelles de gestion des officines de pharmacie, restera de l’entière responsabilité du Client.
En toute hypothèse, la responsabilité du Prestataire ne peut être engagée à hauteur d’un montant supérieur à l’Abonnement payé au cours de l’année pendant laquelle l’évènement générateur de responsabilité est intervenu.
Les Services et la Plateforme ne peuvent remplacer l’intervention d’un professionnel, comptable ou expert-comptable. En conséquence, l’utilisation de la Plateforme ne peut se substituer à la tenue d’une comptabilité rigoureuse et la responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée en cas de comptabilité incomplète ou de contrôle fiscal.
En toute circonstance, le Client organise et tient sa comptabilité sous sa seule responsabilité.
La nullité de l’une des clauses ou de l’un des articles des présentes sera sans influence sur la validité des autres clauses et articles. En cas de nullité d’une des clauses, le Prestataire s’efforcera de la remplacer par une clause valable, équilibrée et ayant le même objet.
Le Client et l’Utilisateur reconnaissent que seules les présentes Conditions Générales régissent leurs relations contractuelles avec le Prestataire. Toute convention dérogatoire ou complémentaire aux présentes devra être constatée par écrit.
Les intitulés des articles des présentes Conditions Générales ne figurent que pour plus de commodité et n’affectent en aucune manière le sens des dispositions auxquelles ils font référence.
Aucun fait de tolérance par le Prestataire, même répété, ne saurait constituer une renonciation de celui-ci à l’une quelconque des dispositions des présentes.
Les Conditions Générales peuvent être modifiées à tout moment par le Prestataire. En cas de modification, les Conditions Générales applicables sont celles en vigueur à la date de l’utilisation de la Plateforme.
Toute modification est communiquée au Client titulaire d’un Compte au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. En cas de refus du Client d’appliquer les nouvelles Conditions Générales, il dispose de la possibilité de résilier son Abonnement dans un délai de trente (30) jours à compter de la date de notification de la modification des présentes Conditions.
Les dispositions des présentes Conditions Générales sont soumises au droit français.
Tout différend relatif à l’interprétation et à l’exécution des Conditions Générales sera de la compétence exclusive du tribunal compétent dans le ressort de la Cour d’appel de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.